صورت وضعیت

یکی از مشکلات میان پیمانکار ، مشاور و کارفرما محاسبات صورت وضعیت است ، که این محاسبات همیشه کار سخت و پیچیده ای برای پیمانکار،مشاور و کارفرما است و همیشه این محاسبات درد سر ساز است . به تمام موارد صورت وضعیت موضوع تعدیل ، محاسبه ضرائب تعدیل و محاسبه کارکرد را نیز اضافه کنید. دردسر ها به همینجا ختم نمی شود و کافیست یک مشاور یا کارفرما یک ردیف را تایید نکند تا پیمانکار مجبور باشد تمام محاسبات را از ابتدا انجام دهد.اتوماسیون اداری شرکت رایان آب نیرو یک افزونه منحصر به فرد به شما ارائه می کند ، که این افزونه به راحتی می تواند کانال ارتباطی میان پیمانکار ، مشاور و کارفرما باشد.همچنین هر ساله فهرست بهاء و شاخص های تعدیل به صورت اتوماتیک به روزرسانی می گردد ، تا دردسر های این پروسه نیز از دوش پیمانکار ، مشاور و کارفرما برداشته شود ، لازم به توضیح است به خاطر این که فهرست بهاء و شاخص های تعدیل توسط شرکت رایان آب نیرو به روز رسانی می گردد ، نگرانی از محاسبات دیگر وجود ندارد و این شرکت کلیه قوانین سازمان برنامه و بودجه را در افزونه خود اضافه کرده و هرساله بروز رسانی میکند.به این صورت که پیمانکار تنها کافیست ردیف مالی و مقدار ادعایی خود را در سامانه ثبت نماید تا محاسبات به دقت انجام گیرد.

تعریف قرارداد توسط کارفرما

ابتدا کارفرما باید وارد سامانه اتوماسیون شوند ، ( راهنمای ورود به اتوماسیون اداری ) سپس از منو سامانه گزینه تدارکات و قراردادها > زیرمنو صورت وضعیت را انتخاب نمایید. سپس صفحه صورت وضعیت برای شما باز می گردد، اگر به این منو دسترسی ندارید از مدیر سیستم بخواهید تا دسترسی شما را با عنوان کارفرما باز نماید.

صفحه ای به شکل تصویر فوق برای شما باز می گردد ، در این صفحه شما می توانید پیمان جدیدی را ایجاد نمایید ، مشخصات پیمان را به صورت کامل وارد نمایید.

پیمان جدید پس از ایجاد در سطر بالای تب ثبت پیمان جدید تعریف می گردد مانند بهره برداري، تعمیرات و نگهداري خط انتقال گاز از پارس جنوبی به فلات مرکزی به انضمام کلیه ساختمانها، تجهیزات و تأسیسات آن

سپس با باز کردن هر یک از قرارداد ها باید کلیه پارامتر های محاسباتی مربوط به قرارداد را مشخص نمایید ، پارامتری از قبیل ضریب پیشنهادی کل را برای قرارداد تعریف نمایید ،  همچنین پارامتر های ( ضریب بالاسری ، ضریب پیشنهادی جزء ، حداکثر مبلغ فصل بدون ضرائب، جهت اعمال ضریب پیشنهادی جزء )را برای رشته فهرست بهاء و فصل هایی که در این قرارداد از آن استفاده می گردد تعریف نمایید. مانند تصویر زیر

استفاده از صورت وضعیت

دستور عمل پیمانکار

ابتدا پیمانکار باید وارد سامانه اتوماسیون شوند ، ( راهنمای ورود به اتوماسیون اداری ) سپس از منو سامانه گزینه تدارکات و قراردادها > زیرمنو صورت وضعیت را انتخاب نمایند. سپس صفحه ای به شکل زیر برای شما باز می گردد.

لازم به توضیح است اگر چنین صفحه ای در پنل شما وجود ندارد از مدیر سیستم باید بخواهید تا سطح دسترسی شما را برای پیمانکار قرارداد شماره XXXXXXX تنظیم نماید. سپس تنها کافیست در جدول سال ، ماه ، شماره ردیف فهرست ، شماره صورت جلسه و مقدار ادعایی خود را وارد نمایید ، سپس کلید ثبت را بزنید ، تا آیتم مانند تصویر به جدول اضافه شود.

موارد مهم

1. امکان بارگذاری تصویر صورت جلسه امضاء شده در این سامانه هست.
2. شماره باید از لیست باز شونده انتخاب شود.
3. ردیف هایی سطل زباله دارد ، هنوز به تایید مشاور نرسیده به همین جهت امکان حذف و ویرایش آن برای پیمانکار فرآهم است.
4. ردیف هایی که کلمه تایید ناظر گرفته ، به تایید ناظر رسیده ولی هنوز کافرما تایید نکرده است.
5. ردیف هایی که توسط کارفرما تایید موقت شده باشد، به صورت زرد رنگ می نویسدکارفرما
6. ردیف هایی که تایید نهایی کافرما دارد به صورت سبز می نویسد تایید کارفرما.

هر ردیف ادعایی پیمانکار به طور کلی پنج حالت دارد

1. ثبت پیمانکار (در این حالت قابلیت ویرایش فراهم است)
2. تایید موقت ناظر (ممکن است ناظر نیاز به برسی بیشتری داشته باشد ولی در حال حاضر تایید موقت میکند)
3. تایید قطعی ناظر (ناظر با اطمینان تایید نهایی میکند)
4. تایید موقت کارفرما (کافرما به صورت موقت و تایید میکند تا بعدا برسی بیشتری انجام دهد)
5. تایید نهایی کافرما
   

دستور عمل مشاور

ابتدا مشاور باید وارد سامانه اتوماسیون شوند ، ( راهنمای ورود به اتوماسیون اداری ) سپس از منو سامانه گزینه تدارکات و قراردادها > زیرمنو صورت وضعیت را انتخاب نمایند. سپس صفحه ای به شکل زیر برای شما باز می گردد.

لازم به توضیح است اگر چنین صفحه ای در پنل شما وجود ندارد از مدیر سیستم باید بخواهید تا سطح دسترسی شما را برای مشاور قرارداد شماره XXXXXXX تنظیم نماید.

در این صفحه مشاور دو نوع تایید دارد

1. تایید موقت
2. تایید نهایی

اگر مشاور بخواهد ردیفی را رد نماید تنها کافیست با dblClick بر روی مقدار در ردیف مالی مقدار را برابر صفر قرار دهد.در این حالت در محاسبات مقدار صفر تاثیری ندارد و ردیف به صورت کلی توسط مشاور رد شده است. سپس مشاور باید تایید موقت یا تایید نمایی نماید

لازم به توضیح است مقدار پیشفرض برای مشاور دقیقا همان مقدار ادعایی پیمانکار است ، که مقدار مشاور توسط مشاور نیز قابل ویرایش است.

همچنین مشاور می تواند با کلیل بر روی شماره هر صورت جلسه ، تصویر آن صورت جلسه را مشاهده نماید ، این امکان برای پیمانکار و کارفرما نیز وجود دارد.

دستور عمل کارفرما

کارفرما نیز دقیقا تمام شرایط مشاور را دارد. و میتواند از دستور عمل فوق استفاده نماید ، تنها تفاوت میان کارفرما و مشاور این است که وقتی مشاور مقداری را تایید نماید ، آن مقدار به صورت پیشفرض در مقدار کارفرما وارد می شود و کافرما می تواند آن مقدار را تایید و یا رد نماید.

صورت جلسات در صورت وضعیت

یکی از مشکلات بزرگ کارفرمایان ، بایگانی و یافتن صورتجلسات است ، سامانه به گونه ای طراحی شده که بتوان به راحتی کلیه صورت جلسات و اسناد مرتبط به صورت جلسات را بارگذاری کرد ،  همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنید ، در تب صورت جلسات ، امکان بارگذاری کلیه صورت جلسات فرآهم است و کافیست پیمانکار صورت جلسه را در این قسمت بارگذاری نماید ، امکان مشاهده صورت جلسات برای پیمانکار ، مشاور و کارفرما فرآهم است همچنین اطلاعات به صورت متمرکز در سامانه ذخیره می گردد و در پایان قرارداد کارفرما می تواند از همه اطلاعات یک پیمان به صورت مجزا پشتیبان تهیه نماید، و فایل پشتیبان در بر گیرنده همه اطلاعات ، اسناد و مدارک مربوط به پیمان است.

گزارش گیری از صورت وضعیت

به آسانی و در هر لحظه که اراده کنید می توانید از پیمان هر گزارشی که تمایل دارید را تهیه نمایید. تنها کافیست به تب گزارش گیری مراجعه کنید صفحه ای شبیه تصویر زیر برای شما نمایش داده می شود

در صفحه فوق ابتدا باید مشخص کنید که گزارش از کدام پیمان باشد ، در این قسمت تنها پیمان هایی نمایش داده می شود که شما به آن پیمان به عنوان پیمانکار ، مشاور و یا کارفرما دسترسی داشته باشید.

سپس باید نوع گزارش را مشخص نمایید گزارشات به صورت کلی این موارد را شامل می شود

1. خلاصه مالی کل
2. محاسبه تعدیل (ماهانه ، سه ماهه ، تجمیع تعدیل در کل قرارداد )
3. گزارش خلاصه مالی رشته
4. گزارش خلاصه مالی رشته و تعدیل
5. گزارش خلاصه مالی فصل
6. گزارش خلاصه مالی فصل و تعدیل
   
7. گزارش متره و ریزمتره

و کلیه گزارشات مورد نیاز پیمانکار ، مشاور و کارفرما

سپس باید مخص نمایید گزارش مربوط به کدام شخص باشد پیمانکار ، مشاور ، یا کارفرما ، شاید در بسیاری از موارد اختلافی میان مشاور و پیمانکار پیش آید در این حالت به راحتی میتواند گزینه مشاور و پیمانکار را انتخاب کرد تا محاسبات به صورت شفاف نمایش داده شود و اختلاف میان مشاور و پیمانکار و یا میان هر یک از طرفین پیمان به خوبی مشخص شود

در زیر نمونه کامل از گزارش را می توانید مشاهده نمایید.

لازم به توضیح است هر یک از گزارشات به صورت مجزا قابلیت چاپ دارد